【忘れる人・できない人向け】スケジュール管理の具体例…初歩の初歩・基本の基

おっさんずメモ

はじめに…スケジュール管理方法は教えてもらえない

頼まれたことをすっぽかした事はありませんか?私は部門代表の会議をすっぽかしたことがあります。会議が終わる頃にすっぽかした事に気づき、「やっちまった…」と顔が火照り汗が出ましたが、「忙しかったから仕方がない」、と思う事にしました。なぜ出席しなかったのか?聞かれたわけでもないのにそう思わずにはいられなかったんですよね…。

「明日まで」とか「今週中まで」とかはまだ何とか守れても、「月に1回」とか「当番制」とかになってくると、だんだん怪しくなってきますよね。

忘れないためにたいていの人はスケジュール帳やカレンダーにメモをすると思います。私もそうです。

それでも頼まれた事をすっぽかしてしまったり、頼んだ事をすっぽかされたり、結構ありませんか?

実はスケジュール帳やカレンダーの使い方って、当たり前すぎて誰も教えてくれないんですよね。私もそうですが、自分の管理方法に自信が無い、人に教えるほどのことではない、といった理由で、他の誰かに教えることはまずありません。学校でも教えてくれません。

本やWebのサイトには「スケジュール管理」の方法はたくさん載っていますが、「タスク」だの「ツール」だの、「ガントチャート」、「効率化」、「共有」だの、”ワンランク上”な感じの言葉がたくさん出てきてちょっと取っつきにくいというか、敷居が高いですよね。

プロジェクト管理に通ずるものがあったりするので、そこまでのテクニックは求めて無いんですが、そこまで書かないと本になりませんからね。いろいろ高度な事が書かれているのは仕方がないです。

ここでは、頼まれた事、やらなければならない事を最低限、忘れずにやるためだけのスケジュール管理方法を紹介します。最小・最低限の管理方法なので、例えば「たくさんあるタスクの何を取捨選択し、どのように効率的にスケジュールを組み立てるか」といった高度な管理方法を知りたい方には当てはまりません。

私も最初は先輩のやり方を真似て、自分のやり易いように実践してきたやり方です。もし参考になりそう、と思えたら真似してみてください。

使うもの

  • PC、スマホなどのカレンダーアプリ

すぐ見れる、常時見れるものが良いです。メールの内容をコピー&ペーストできるのが望ましいです。職場であれば、職場のPCや貸与されているスマホなど。

私は職場でOutlookを使っているので、Outlookの「予定表」(カレンダー)を使っています。ネットにアップされないので職場でしか見られませんが、メールの内容をすぐコピーできるので楽ちんです。

自宅のPCにOutlookはインストールしていないので、以降はGoogleカレンダーで使い方を説明します。

職場でGoogleカレンダーの使用を認めていない場合もあると思うので、認められているものを使用してください。どのカレンダーでも使い方はだいたい同じです。

予定の登録…基本はメールのコピペ

頼まれた内容、予定の内容をカレンダーに登録します。メールで依頼された場合は、そのままコピーするのが楽です。

(例)会議開催通知メールが届いた場合

(メールの内容)

(会議開催通知)品質向上対策会議を行います

関係者各位

品質管理部 山田です。お疲れ様です。

以下の日時で行います。
各自添付資料を参照の上、対策案を考えてきてください。

日時:3月22日(月)15:00~16:00
場所:D会議室

(カレンダーの使い方)

予定の時間にメールの内容をコピーします。

スケジュールの登録はメールのコピペ

赤枠部分をカレンダーに入力します。

タイトルの★★★は重要度です。自分の気持ちでいくつでもつけてください。

極力、メール本文からコピー&ペーストで入力します。労力は最小で済みますし、転記ミスも発生しにくいです。

予定の確認…週単位が基本

スケジュールはまず朝に確認します。その後も作業に一区切りついたタイミングで確認し、当日の予定を実行していきましょう。

スケジュールは1週間表示をデフォルトにしておき、必要に応じて月単位、日単位に切り替えて参照するのが良いでしょう。

スケジュールの確認は週単位

実行したものは、★部分を【完了】に書き換えて置くと分かりやすいです。

ワンポイント

会議の場合、周りの人も参加する会議は人の動きで「始まる!」と気づけますが、部で1人しか参加しない会議やWeb会議の場合、話しかけられたり仕事に夢中になっていると忘れがちです。

カレンダーにはメールやメッセージで事前に通知してくれる機能もありますが、頻繁に出ると見慣れてしまい、やはり見落としてしまいます。私はそのような会議の場合、携帯電話のアラーム機能を使い、音とバイブで気づけるように設定しています。

ぱんはげ
ぱんはげ

冒頭の失敗以降、こうするようにしました。

1日の終わりに振り返る

そろそろ帰宅の時間、という頃に1日のスケジュールの振り返りと、明日の予定を確認します。週末の場合は来週の予定の確認ですね。

予定通り完了しなかった作業はスケジュールをずらします。ずらせない予定であれば残念ながら残業ですね。

ドラッグ&ドロップで移動

週末に未完の作業がある場合、忘れずに翌週にずらしましょう。週単位でスケジュールを表示していると、前の週に未完の作業があることを見落とがちで、そのまま忘れてしまいます。

以上。

やることは基本的にはこれだけです。簡単ですよね?

応用編

着手すべき日の予定を入れる

前述の会議開催通知には「各自添付資料を参照の上、対策案を考えてきてください。」の一文があります。

すぐに着手できなくても、添付資料のボリュームだけはザックリと確認し、「この日には資料を確認し、対策案を考えよう」という日に予定を入れておきましょう。

着手すべきデッドエンドに予定を追加

この例の場合、3/22に品質会議があるので「遅くとも3/17には資料を見て対策案を考えておこう」という予定です。

自分が何をすべきか思い出せる内容で構いません。

依頼した締切日の予定を入れる

誰かに依頼した事は投げっぱなしになりがちです。相手から予定通りに回答があれば気づけますが、相手が忘れていると自分まで依頼していた事を忘れる可能性があります。頼んだこともスケジュールに登録しましょう。

(依頼した内容)

テスト仕様書の作成をお願いします

佐藤殿

ぱんはげです。お疲れ様です。

排他制御処理のテスト仕様書を3月19日の午前中までに送ってください。
よろしくお願いします。

(カレンダーへの登録)

依頼事項の締切日にも予定を登録

3/19の午後一で佐藤さんに依頼したテスト仕様書の締切予定を登録しました。締切が守られなかった場合は催促しましょう。

長いスパンの繰り返し予定の登録

3か月に一度、とか半年に1度、と繰り返す予定は忘れる可能性が非常に高いです。カレンダーの繰り返し機能を使いましょう。

(例)3ヶ月毎に報告書を提出する場合

3ヶ月毎の予定を登録

これはドローンの飛行実績を国交省へ報告する予定の例です。「11月18日から2月17日までの期間の飛行実績を3月17日までに報告せよ」という予定を3月17日より3ヶ月毎に登録しています。

「何ヶ月毎」、「何年毎」といった繰り返しの予定はどのカレンダーでもできると思います。

この例では締切日に予定を登録していますが、着手できる日(2/18,5/18,8/18,11/18)で3ヶ月毎に登録しても良いと思います。私は着手できる日、締切日の両方の予定を登録しています。

最後に

「これすら面倒なんだよね」と思われた方もいたかもしれませんが、これ以上簡単にするのはなかなか難しいと思います。

この方法でまず試してみて、自分のやり易いように改良してみてください。そしてもっと高度な管理手法が必要になったら別のツールを使うなど、次のステップに進んでください。

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